Privacy

Privacy

Privacybeleid Scouting Norvicus

Scouting Norvicus verwerkt persoonsgegevens met het doel om met onze leden te communiceren en onze algemene en financiële administratie te kunnen uitvoeren. Met dit document willen wij hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement

In onze privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door onze vereniging en de vereniging Scouting Nederland

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via ons inschrijfformulier die bevat alle algemene informatie zoals: Naam, adres, geboortedatum, geboorte plaats en de contactgegevens van uw kind en de ouders. Dit formulier wordt door de leiding zorgvuldig bewaard en daarnaast digitaal in een online Cloud server opgeslagen en bewerkt. De leiding en bestuursleden hebben toegang tot deze gegevens om ze actueel te houden en te beheren. Bij beëindiging van het lidmaatschap worden deze gegevens verwijderd en vernietigd. Als uw kind lid wordt van Scouting Norvicus schrijven wij hem/haar ook in als lid van de vereniging Scouting Nederland. De gegevens van het lid worden vervolgens ook geregistreerd in Scouts Online. Dit is de online ledenadministratie software van Scouting Nederland (zie de privacy statement op www.scouting.nl/privacy).

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Onze vereniging hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding beschikt over informatie betreft de gezondheid van het lid. Hierbij kunt u denken aan voedselallergieën, medicijngebruik of andere medische aandoeningen. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier. Deze dient te worden ingevuld door de ouders/verzorgers en ingeleverd aan desbetreffende leiding. De ingeleverde formulieren worden zorgvuldig bewaard en niet digitaal geregistreerd. Het formulier is alleen inzichtelijk door het leidingteam van het desbetreffende speltak. Het formulier wordt bij beëindiging van het lidmaatschap vernietigd.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de leiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk door het leidingteam van de betreffende speltak en worden zorgvuldig bewaard.

Beeldmateriaal

Scouting Norvicus maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten als herinnering, voor op onze sites en ten behoeve van promotie. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal waarop een lid herkenbaar in beeld is. Toestemming is altijd in te trekken.

Communicatie

Het privacybeleid van Scouting Norvicus is terug te vinden op onze site

www.norvicus.nl/privacy.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in

gegevens (SAR) reageert ons bestuur binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat. Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting

Nederland in behandeling genomen.